Quy định về việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của trường ĐH Lương Thế Vinh

Ngày: 28/06/2021

QUYẾT ĐỊNH

(Về việc ban hành quy định về sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động

của trường Đại học Lương Thế Vinh)

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC LƯƠNG THẾ VINH

Căn cứ Nghị định 64/2007/NĐ- CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị 15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của thủ tướng chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành quy định về sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của trường Đại học Lương Thế Vinh;

Điều 2. Quy định có hiệu lực thi hành kể từ ngày tháng 4 năm 2021 mọi quy định trước đây trái với quy định này đều không còn hiệu lực;

Điều 3. Các Ông (bà) Trưởng các đơn vị, cán bộ giảng viên và sinh viên trong toàn trường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này ./.

HIỆU TRƯỞNG        

(đã ký)               

PGS.TS Mai Quốc Chánh

QUY ĐỊNH

V/v sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của trường ĐH Lương Thế Vinh

(Ban hành theo Quyết định số /QĐ-ĐHLTV ngày tháng 4 năm 2021 )

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Văn bản này quy định về việc sử dụng văn bản điện tử để giao dịch, quản lý, điều hành và các văn bản hành chính (sau đây gọi chung là giao dịch văn bản điện tử) trong trường Đại học Lương Thế Vinh.

2. Văn bản điện tử thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định này là những văn bản điện tử được tạo ra, gửi, nhận và lưu giữ bằng phương tiện điện tử (máy tính, các thiết bị điện tử, tin học...), đảm bảo thể hiện đầy đủ nội dung và thể thức của văn bản hành chính đã được cấp có thẩm quyền ký ban hành theo quy định của pháp luật và không thuộc loại văn bản “mật”.

 3. Các loại thư, tài liệu phục vụ hội họp, chỉ đạo trực tuyến của lãnh đạo phải gửi từ các hộp thư theo quy định tại khoản 1 điều 9 của quy đinh này mới được coi là văn bản hợp lệ .

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Đối tượng áp dụng của quy định này bao gồm:

1. Ban Giám hiệu;

2. Các phòng, khoa, trung tâm, đơn vị thuộc trường;

3. Các đơn vị trực thuộc phòng, khoa, trung tâm và các cá nhân là cán bộ giáo viên, người lao động, học viên, sinh viên trong toàn trường được sử dụng hộp thư điện tử với địa chỉ tên miền ltvu.edu.vn;

Điều 3. Mục tiêu sử dụng giao dịch văn bản điện tử

1. Sử dụng giao dịch văn bản điện tử nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, điều hành hoạt động giảng dạy học tập và các hoạt động khác trong trường Đại học Lương Thế Vinh để tiến dần tới thực hiện chương trình “Chính phủ điện tử”.

2. Thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả.

3. Hạn chế việc in ấn tài liệu, thông báo không cần thiết nhằm thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong trường Đại học Lương Thế Vinh.

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử của trường Đại học Lương Thế Vinh.

Văn bản điện tử của trường Đại học Lương Thế Vinh (sau đây gọi là văn bản điện tử) phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc gửi và sự toàn vẹn của văn bản, có giá trị pháp lý tương đương như văn bản giấy.

Điều 5. Các dạng văn bản điện tử và hình thức giao dịch

1. Các dạng văn bản điện tử sử dụng trong giao dịch bao gồm: Tệp (file) dạng ảnh thông dụng (dạng PDF, tạo ra từ máy quét ....) có thể kèm theo dạng file văn bản (text, word, ...), file dạng bảng tính được tạo lập bằng các phần mềm thông dụng (Microsoft Word, Excel ...), file đồ thị, đồ họa phục vụ quản lý chuyên ngành.

2. Các hình thức giao dịch văn bản điện tử bao gồm:

a) Công bố trên trang thông tin điện tử (Website) của trường.

b) Gửi đến hộp thư điện tử của đơn vị, cá nhân ở nơi nhận.

3. Các văn bản chỉ sử dụng hình thức giao dịch văn bản điện tử:

a) Văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên ban hành (thông tư, thông tư liên tịch, chỉ thị) được công bố trên Website trường. Đồng thời, thông tin tóm tắt của văn bản được gửi qua email tới tất cả các đơn vị, ban giám hiệu để biết, khai thác văn bản và tổ chức thực hiện.

b). Văn bản hành chính của trường bao gồm: quyết định; công văn; thông báo; kế hoạch; chương trình; phương án, đề án, báo cáo, văn bản chỉ đạo chuyên môn; văn bản hướng dẫn nghiệp vụ; triệu tập hội nghị, hội thảo; giấy mời họp; biểu mẫu thống kê... được gửi tới tất cả hộp thư điện tử của các đơn vị, cá nhân có liên quan trực tiếp ở nơi nhận.

Điều 6. Bộ mã chữ Việt          sử dụng trong giao dịch văn bản điện tử

Bộ mã chữ tiếng Việt sử dụng trong giao dịch văn bản điện tử phải là phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (font chữ tiếng Việt Unicode, Times New Roman) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

          Điều 7. Nguyên tắc sử dụng giao dịch văn bản điện tử

          1. Các văn bản có phạm vi ảnh hưởng và đối tượng áp dụng trong toàn trường được công bố trên trang thông tin điện tử Đại học Lương Thế Vinh. Đồng thời, được gửi qua email tới các đơn vị, cá nhân có liên quan trực tiếp để biết, khai thác văn bản và tổ chức thực hiện.

          2. Các văn bản có phạm vi ảnh hưởng và đối tượng áp dụng hẹp (một hoặc một nhóm đối tượng) được gửi tới địa chỉ thư điện tử (email) của nơi nhận, không công bố trên Website .

          3. Kết hợp sử dụng giao dịch văn bản điện tử với việc gửi văn bản giấy đối với các trường hợp cần sử dụng văn bản giấy để làm các thủ tục khác liên quan đến tổ chức, cá nhân và lưu trữ.  

          Điều 8. Thời hạn công bố văn bản trong giao dịch văn bản điện tử

Các văn bản quy định tại các điều 5 của Quy định này được đăng tải trên Website của trường và hộp thư điện tử của các đơn vị có liên quan ngay trong ngày làm việc, sau khi hoàn thành các thủ tục ký, ban hành.

Chương II

CUNG CẤP VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG ĐỊA CHỈ THƯ ĐIỆN TỬ PHỤC VỤ GIAO DỊCH VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 9. Cung cấp địa chỉ hộp thư điện tử cho các thành viên Ban Giám hiệu, các phòng, khoa, trung tâm, đơn vị trực thuộc phục vụ giao dịch văn bản điện tử.

1. Mỗi thành viên Ban Giám hiệu, phòng, khoa, trung tâm, đơn vị trực thuộc trường được cung cấp một địa chỉ thư điện tử trong miền ltvu.edu.vn theo địa chỉ sau:

2. Hộp thư điện tử dùng trong giao dịch văn bản điện tử của trường Đại học Lương Thế Vinh là: đhltv@ltvu.edu.vn

Điều 10. Quản lý hộp thư điện tử

1.Trưởng các đơn vị thuộc trường tự quản lý hộp thư điện tử của đơn vị mình để phục vụ việc giao dịch văn bản điện tử qua mạng.

2. Trưởng phòng Tổng hợp quản lý, khai thác và sử dụng hộp thư điện tử của trường Đại học Lương Thế Vinh.

3. Không sử dụng địa chỉ thư điện tử cá nhân trong giao dịch văn bản điện tử giữa trường Đại học Lương Thế Vinh với các đơn vị ngoài trường để đảm bảo tính xác thực về nguồn gốc của văn bản.

4. Chỉ sử dụng hộp thư điện tử của đơn vị nêu tại khoản 1, điều 10 để thực hiện việc giao dịch văn bản điện tử theo quy định này. Không sử dụng hộp thư nêu trên để thực hiện các giao dịch khác.

Chương III

QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 11. Xử lý văn bản điện tử đến qua mạng

1. Hằng ngày trong giờ hành chính, văn thư và những cá nhân được giao hộp thư phải kiểm tra hộp thư điện tử của đơn vị mình ít nhất 6 lần hoặc cài đặt tự động báo thư trên điện thoại di động thông minh: Buổi sáng vào các thời điểm: 8 giờ, 9giờ30, 11giờ; Buổi chiều vào các thời điểm: 13giờ30, 15giờ, 16giờ30.

2. Kiểm tra tính xác thực về nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản.

3. Lưu văn bản điện tử vào cơ sở dữ liệu văn bản đến của đơn vị mình.

4. In văn bản (nếu cần). Thông báo cho nơi phát hành văn bản hoặc phòng TH ghi nhận đã nhận được văn bản.

 Điều 12. Phát hành văn bản điện tử tại Đại học Lương Thế Vinh.

 1. Phát hành văn bản điện tử gửi đi qua mạng:

 a) Duyệt nội dung, kiểm tra thể thức, in văn bản, ký ban hành:

- Duyệt nội dung văn bản:

+ Giám hiệu hoặc Trưởng các đơn vị theo lĩnh vực được phân công duyệt nội dung văn bản do cán bộ, giảng viên soạn thảo;

+ Nếu văn bản trình đủ điều kiện ban hành hoặc lãnh đạo trực tiếp chỉnh sửa, hoàn chỉnh văn bản sẽ chuyển lại cho người khởi tạo văn bản, yêu cầu cán bộ, giảng viên kiểm tra, soát xét lại (về thể thức, lỗi chính tả);

+ Nếu văn bản trình của cán bộ, giảng viên chưa đủ điều kiện ban hành, phải chỉnh sửa nhiều thì lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo yêu cầu cán bộ, giảng viên chỉnh sửa, bổ sung, sau đó trình lại.

- Kiểm tra thể thức, in văn bản: Cán bộ, giảng viên nhận lại văn bản đã được lãnh đạo đồng ý về nội dung, tiến hành kiểm tra, soát xét văn bản dự thảo lần cuối cùng (về thể thức, lỗi chính tả). Sau đó in văn bản và trình lãnh đạo ký ban hành;

- Ký ban hành văn bản: Lãnh đạo trường hoặc Trưởng phòng Tổng hợp ký vào văn bản để ban hành. Trường hợp văn bản chưa đạt yêu cầu về nội dung hoặc hình thức, lãnh đạo yêu cầu viên chức chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành.

b) Chuyển văn bản cho văn thư để ban hành, ban hành văn bản, vào sổ, đóng dấu, lưu hồ sơ:

- Chuyển văn bản cho văn thư để ban hành;

Cán bộ, giảng viên chuyển văn thư (văn bản giấy đã ký), đồng thời điền đầy đủ thông tin: trích yếu nội dung, loại văn bản... “chuyển văn thư phát hành” và vào sổ công văn đi, nhân bản để văn thư phát hành văn bản theo quy định.

- Vào sổ, đóng dấu, ban hành văn bản, lưu hồ sơ;

- Văn thư cơ quan ban hành văn bản theo các quy định của quy trình quản lý văn thư .

          2. Cán bộ văn thư thực hiện giao dịch văn bản điện tử:

- Văn thư thường là người trực tiếp thực hiện giao dịch văn bản điện tử có trách nhiệm phân loại văn bản:

+ Văn bản gửi đến các đơn vị ngoài trường (Thực hiện theo quy chế văn thư và lưu trữ hiện hành);

+ Văn bản gửi đến các đơn vị trong trường qua trang điện tử văn thư có trách nhiệm.

- Sử dụng máy scan, phần mềm quản lý văn thư lưu trữ được trang bị để quét văn bản gốc thành các tệp (file) văn bản điện tử dạng PDF và lưu vào cơ sở dữ liệu văn bản ngày hôm đó;

- Sử dụng Email của Phòng Tổng hợp để chuyển file văn bản điện tử và các thông tin cần thiết liên quan, qua địa chỉ Email đến các đối tượng như “kính gửi” và “Nơi nhận” được ghi trong văn bản;

- Quản lý cơ sở dữ liệu Công văn đi - đến, thường xuyên tổng hợp dữ liệu, nội dung và làm báo cáo hàng năm để gửi về cơ quan cấp trên khi có yêu cầu;

- Tra cứu, tìm kiếm văn bản một cách nhanh nhất.

3. Phát hành các văn bản trong đào tạo, quản lý học viên, sinh viên:

a) Quản lý điểm, quản lý thời khóa biểu, quản lý giờ giảng, giảng viên (Phòng đào tạo soạn thảo quy định cụ thể);

b) Quản lý hạnh kiểm(điểm rèn luyện), cố vấn học tập và giao tiếp với phụ huynh sinh viên (Bộ phận quản lý học viên, sinh viên soạn thảo quy định cụ thể);

Chương IV

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Ban Giám hiệu

1. Quản lý, chỉ đạo và triển khai giao dịch văn bản điện tử theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của quy định này.

2. Chỉ đạo cập nhật thông tin thường xuyên trên Website của trường. Chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và bảo mật các thông tin trong quá trình sử dụng giao dịch văn bản điện tử.

Điều 14. Phòng Tổng hợp

1. Chủ trì triển khai công tác giao dịch văn bản điện tử trong trường; kiểm tra, giám sát và đôn đốc các đơn vị và cá nhân thực hiện Quy định này.

2. Trực tiếp quản lý, tổ chức thực hiện giao dịch văn bản điện tử trong trường.

3. Kịp thời báo cáo Ban giám hiệu những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện việc giao dịch điện tử.

Điều 15. Trưởng các phòng, khoa, đơn vị trực thuộc trong trường

1. Quản lý, chỉ đạo và triển khai giao dịch văn bản điện tử tại đơn vị theo đúng các quy định hiện hành của Nhà nước và của quy định này.

2. Thường xuyên truy cập trang thông tin điện tử (Website) của trường và hộp thư điện tử của cá nhân, hộp thư điện tử của đơn vị; xử lý, giải quyết kịp thời các văn bản điện tử có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, đơn vị.

3. Cử cán bộ, giảng viên quản lý hộp thư điện tử của đơn vị, có nhiệm vụ thường xuyên khai thác, sử dụng hộp thư được cung cấp để nhận văn bản điện tử.

4. Chịu trách nhiệm về nội dung, độ chính xác và tính pháp lý các thông tin trong quá trình sử dụng giao dịch văn bản điện tử.

5. Khi gặp sự cố về hộp thư điện tử phải chỉ đạo hoặc báo cáo xử lý kịp thời cho Nhóm quản trị mạng.

6. Nhóm quản trị mạng có nhiệm vụ thường xuyên theo dõi và kiểm soát các giao dịch điện tử trong trường. Khi có những vấn đề mới phát sinh phải báo cáo kịp thời cho Hiệu trưởng.

7. Trong quá trình thực hiện giao dịch văn bản điện tử phải chấp hành nghiêm chỉnh Quy định này và các quy định hiện hành của Nhà nước về giao dịch văn bản điện tử.

Điều 16. Các hành vi bị nghiêm cấm trong giao dịch văn bản điện tử

1. Cung cấp hoặc để lộ mật khẩu và hệ thống thư điện tử cho người khác; để người khác sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của mình.

2. Phát tán thư rác và vius vào mạng.

3. Truy cập trái phép vào hộp thư của người khác để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật.

4. Cản trở hoặc ngăn chặn trái phép quy trình truyền, gửi và nhận văn bản điện tử.   

5. Thay đổi, xóa, hủy, sao chụp, tiết lộ, hiển thị, di chuyển trái phép một phần hoặc toàn bộ nội dung của văn bản điện tử.

Chương V

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT

Điều 17. Khen thưởng

Những tập thể, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong việc thực hiện Quy định giao dịch văn bản điện tử sẽ được Hiệu trưởng xem xét khen thưởng theo quy định.

Điều 18. Kỷ luật

Cá nhân nào do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc vi phạm Quy định này và các quy định hiện hành của Nhà nước trong giao dịch văn bản điện tử, gây ra hậu quả nghiệm trọng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm theo các quy định hiện hành của pháp luật./.

HIỆU TRƯỞNG        

(đã ký)               

PGS.TS Mai Quốc Chánh

Tải về File đính kèm